Angajăm - Asistent administrativ la Cabinetul Rectorului și Președintelui Consiliului de Administrație

UNIVERSITATEA INTERNAȚIONALĂ DANUBIUS

Post vacant :

Asistent administrativ la Cabinetul Rectorului și Președintelui Consiliului de Administrație

(Asistent al Directorului de Cabinet)

Vă rugăm să trimiteți CV-ul și celelalte documente la Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea., până pe 18 august, specificând în subiect postul pentru care aplicați.

Interviuri și probe practice: 18 august - 1 septembrie.

Data începerii activității: 20 august - 15 septembrie.

Asistentul administrativ

Cadrul organizațional și relațiile de lucru

Asistentul Directorului de Cabinet (asistent administrativ) va oferi asistență administrativă superiorului ierarhic imediat și/sau șefului biroului și/sau unității în ansamblu pentru a se asigura că serviciile și activitățile de rutină din domeniul administrativ sunt implementate în mod corespunzător.

Conform instrucțiunilor specifice, poate fi necesar ca titularul postului să colaboreze cu alte entități interne sau externe, pentru a asigura furnizarea eficientă a serviciilor și atingerea obiectivelor.

Sarcinile sunt în mare parte activități standard, care includ interpretarea limitată a subiectelor și schimbul de informații între personalul din birou, de la locul de muncă și oficiali externi din alte instituții, pentru a asigura înțelegerea reciprocă.

Volumul și sarcinile de muncă ale persoanei desemnate vor fi realizate sub îndrumarea și supravegherea permanentă a superiorului (Directorul de Cabinet).

Asistentul administrativ este o poziție din cadrul Cabinetului Rectorului și Președintelui, care necesită cunoștințe de bază despre regulile administrative, procedurile și standardele operaționale ale unui birou.

Natura anumitor funcții administrative necesită discreție și confidențialitate.

În limitele autorității delegate, Asistentul Administrativ va fi responsabil pentru următoarele atribuții (aceste responsabilități sunt generale și este posibil ca nu toate să fie îndeplinite de către Asistentul Administrativ):

• Organizarea programărilor și a întâlnirilor, interne și externe, unele implicând oficiali de rang înalt.
• Primirea vizitatorilor, preluarea și filtrarea apelurilor telefonice, răspunsul la solicitări uzuale de informații și redactarea notițelor în cadrul întâlnirilor, atunci când este necesar.
• Traducere scrisă și interpretariat oral RO-EN și EN-RO.
• Menținerea fișierelor și arhivelor în format fizic și electronic; clasificarea și codificarea materialelor aferente unei varietăți de subiecte.
• Primirea, revizuirea, sortarea și distribuirea corespondenței și materialelor primite și expediate; evidențierea elementelor prioritare și anexarea informațiilor de context necesare. Menținerea unui sistem de urmărire a corespondenței.
• Poate fi necesară gestionarea/actualizarea fișierelor confidențiale.
• Redactarea corespondenței uzuale.
• Formatarea documentelor mai complexe utilizând tehnologii adecvate.
• Procesarea documentației aferente deplasărilor oficiale ale Rectorului și ale Președintelui Consiliului de Administrație.
• Gestionarea inventarului și a stocurilor de rechizite pentru birou.
• Conform instrucțiunilor primite de la superior, organizarea logistică și administrativă a unor evenimente, ateliere de lucru.
• Monitorizarea echipamentelor din birou; consultarea cu superiorul și luarea măsurilor adecvate pentru a asigura funcționarea optimă în permanență.
• Îndeplinirea altor sarcini conexe, la solicitare.

Calificări minime

Abilități funcționale
Competențe digitale în domeniul IT (MS Office și instrumente Google: e-mail, calendar, drive, documente, foi de calcul, PowerPoint, Google Sites).

Domenii de studiu
Preferabil: Limba Engleză sau Studii Administrative (și cunoștințe de limba engleză la nivel B2)

Cerințe lingvistice
Cunoașterea limbii engleze, scris și oral, B2.

Cunoașterea limbii române, la nivel de limbă nativă.

Program de lucru:

Luni – Vineri, 8:00 – 16:00, postul presupune prezența fizică, la birou, la sediul universității

FIȘA DE POST: https://drive.google.com/drive/folders/1IUYhvMDn8Pk57YNZJGE8ddDGntI3b3sZ?usp=sharing

Actele necesare înscrierii la concurs:

- copie scanata a actului de identitate;

- curriculum vitae în engleză și în română;

- notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal semnată de candidat (click pentru descărcare);

- Formular consimțământ_păstrare CV (click pentru descărcare).

CONCURSUL CONSTĂ ÎN :

PROBĂ PRACTICĂ (interpretare discurs oral EN-RO si RO-EN; traducere document scris EN-RO si RO-EN) ŞI INTERVIU.

Candidații care vor trece de selecția inițială a dosarelor, realizată de Directorul de Cabinet, vor fi contactați pentru a participa la probele de concurs.

Le mulțumim tuturor celor care aleg să aplice. Datorită procesului atent de selecție, doar candidații aleşi vor fi contactați — apreciem sincer interesul și implicarea fiecăruia!